Comment Franprix a digitalisé en 3 mois la relation avec ses fournisseurs

Comment industrialiser et fiabiliser les données produits ? C’est la question qui s’est imposée aux équipes de Franprix dans le sillage du lancement en juin 2017 de son application m-commerce et du déploiement d’une solution de Product Information Management (PIM).

« L’application mobile comme le PIM ont accéléré notre questionnement sur le meilleur moyen de nous connecter aux sources de données, relate Coline Burland, Directrice de l’offre. Nous avions pris l’habitude de collecter les données produits de manière manuelle, mais nous avons vite été confrontés à la variété des sources, avec des résultats forcément hétéroclites et peu fiables. Sans oublier qu’une telle collecte manuelle était tout sauf rapide. »

Une information disponible et fiable

Une évidence s’impose rapidement aux équipes de l’enseigne : « Pour gagner en qualité de l’information comme en rapidité d’alimentation, la meilleure solution consiste à mettre sur pied un catalogue directement enrichi par les fournisseurs », résume Coline Burland.

« Il est vite apparu que la solution couvrait bien le double enjeu de disponibilité et de fiabilité de la donnée, tout cela à travers un environnement assez intuitif pour garantir une bonne agilité au quotidien. Mais pour en profiter pleinement encore fallait-il que nous soyons nous-mêmes agiles en amont du projet pour relever le défi principal : embarquer tous nos fournisseurs. »

Un embarquement de masse des fournisseurs

À l’échelle de Franprix, le défi est de taille puisqu’il s’agit de convaincre près de 1 200 fournisseurs de toutes tailles. Avec les conseils d’Alkemics Now Salsify, Franprix dresse un plan de bataille pour réussir cet onboarding de masse en 3 mois. « La première étape a consisté lors de la réunion de lancement à mettre autour de la table toutes les parties prenantes : pas seulement l’équipe en charge du projet donc, mais aussi les équipes en relation quotidienne avec les fournisseurs.» Un tour de table complet pour impliquer l’ensemble des équipes dans le suivi du processus et garantir une exécution la plus fluide possible.

Le lancement officiel du projet auprès des fournisseurs est marqué par l’envoi d’un courrier cosigné par la direction générale de l’enseigne et la direction de la centrale d’achats. « Cette communication avec ce haut niveau de sponsoring a permis d’avoir l’attention de tous et a largement simplifié la suite du projet. »

L’envoi de ce courrier conduit aussi préalablement à se pencher sur les contacts des fournisseurs. « On savait que ce serait un gros chantier en soi, reconnaît Coline Burland, et nous l’avons donc engagé dès la réunion de lancement. »

Autre chantier critique, le modèle de données du catalogue : pour construire cette première version, Franprix s’appuie sur les besoins de son application m-commerce (notamment pour la préparation logistique des commandes), mais aussi sur les exigences de la réglementation.

Pour sécuriser le projet, une ressource dédiée est recrutée. Sa mission : suivre pas à pas l’embarquement des fournisseurs, les relancer si besoin par mail ou téléphone mais aussi directement depuis la plateforme grâce à un call-to-action et au module de chat intégrés. Les avancées sont suivies via la plateforme qui présente un reporting de cet onboarding des fournisseurs.
En cas de difficultés avec un fournisseur, les acheteurs sont appelés à la rescousse. Cette mobilisation permet d’ouvrir le catalogue mi-juillet alors que la réunion de lancement a eu lieu juste trois mois auparavant seulement.

« Pour les fournisseurs déjà présents sur Salsify, l’onboarding était très simple puisqu’il leur suffisait d’ajouter depuis leur compte une connexion vers notre catalogue pour y verser leurs données et cela sans avoir besoin de ressaisir la moindre information. Les autres se sont inscrits en masse aux sessions de formation que nous avons initiées avec l’appui d’Salsify pour comprendre pas à pas comment renseigner leurs produits. En accompagnant ainsi nos fournisseurs, et avec un suivi méthodique, nous avons pu les embarquer rapidement. »

La centralisation de la donnée produit, et après ?

En trois mois, Franprix a basculé d’une alimentation manuelle et très hétérogène de son catalogue produits à une alimentation automatisée et fiabilisée, chaque mise à jour opérée par un fournisseur étant immédiatement répercutée dans le catalogue Franprix.

Ce sont ainsi plus de 14 851 références qui sont actuellement gérées à travers la plateforme Salsify. Une centralisation qui donne déjà des idées pour la suite.

« Aujourd’hui, le processus d’onboarding est enclenché une fois le processus de référencement exécuté. À l’avenir, entrevoit Coline Burland, nous comptons nous appuyer sur Salsify pour mener le processus d’onboarding en même temps que le processus de référencement. Objectif : disposer des données produits dès que la référence est active pour tendre vers un référencement temps réel. »

Pour en savoir plus sur ce projet et la manière dont vous pouvez capitaliser vos relations fournisseurs, demandez une démo.